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"Das Marketing wusste teilweise nicht, wieviel Pufferware noch herumsteht oder wann die Ware gelb ist. Auch bei den Reifern gab es Unklarheiten, welche Grünware wann kommt. Für uns war es nie ein primäres Ziel mit FIPS Einsparungen zu machen oder Kennzahlen runter oder raufzuschieben. Es geht uns vorrangig um die Prozessunterstützung und -sicherheit", so Fabian Pfrunder, Projektverantwortlicher von Migros Luzern.

Nicht nur die eingeschränkte Überschaubarkeit der Prozesse, sondern vor allem auch das Risiko, die gesamte Mengen- und Reifeplanung eines Unternehmens in Excel durchzuführen, sei ein weiterer Aspekt gewesen. „Es gab zwei, vielleicht drei Leute, die wirklich mit Excel und den erstellten Makros umgehen konnten. Wenn irgendwo ein neuer Artikel vorgekommen ist, kam es oft zu Problemen. Dieses Risiko des „freestylemäßigen Arbeitens“ wollten wir natürlich auch minimieren“, fügt Pfrunder hinzu.

Auch die gemeinsame Datenbasis, auf der mittlerweile aufgebaut wird, ist laut dem Projektverantwortlichen ein großer Pluspunkt von FIPS: „Jedes Mal, wenn wir Statistiken machen wollten, war das eine Generalstabsübung mit unzähligen Excel-Dokumenten. Das Übliche halt – ist ja noch vielfach so in anderen Betrieben. Wir haben in den Bereich IT-Unterstützung nie groß investiert, darum war es an der Zeit damit zu beginnen.“

Es ging gemäß Pfrunder nicht darum ein vorhandenes System abzulösen oder Datenmigrationen zu betreiben. "Wir haben lediglich zwei Schnittstellen gebaut. Eine in unser SAP und eine für die Forecast-Daten aus dem SAP. Dementsprechend hat die Integration sehr gut funktioniert." Die zeitgleiche Umstellung der Lagerwirtschaft war für Migros und activeIT ein weiterer großer Punkt, den es zu bewältigen gab. Dazu Pfrunder: „Im Nachhinein gesehen war unser Ansatz, alles auf einmal realisieren zu wollen, falsch. Wenn wir zu diesem Zeitpunkt mehr Knowhow von FIPS gehabt hätten, hätten wir gewisse Anforderungen anders gestellt. Es hat nicht immer alles genau so geklappt, wie wir es uns vorgestellt hatten, was aber nichts mit Scheitern zu tun hat, im Gegenteil."

Komplexität in der Umsetzung
Das Projekt sei durchaus eine Erfolgsstory, fährt er fort. "Aber es hätte sicher andere Wege gegeben, die nicht ganz so steil gewesen wären. Da haben wir und activeIT die Komplexität, im Sinne der Anforderungen und des Vorgehens, etwas unterschätzt. Die Erkenntnis daraus: Mit einem anderen Ansatz hätten wir uns das Leben etwas einfacher machen können.“

Verbesserungspotential bezüglich des FIPS Einführungsprozesses gab es laut Migros Luzern im Know-how Transfer und im Speziellen im Bereich der Benutzerdokumentationen. „Leider blieb von den Schulungen bei den meisten Mitarbeitern nicht sehr viel hängen. Daher hätten wir uns ausführliche Dokumentationen von activeIT gewünscht.“

Michael Fellinger, FIPS Consultant bei activeIT, dazu: „Auch für uns ist jede Integration ein Lernprozess, von dem wir viel für zukünftige Prozessabläufe mitnehmen können. Nachdem wir zeitgleich mit dem Migros Projekt intern einige Funktionen modifiziert und verbessert haben und diese Modifikationen, wie Lager- und Reifeplanung oder eingehende bzw. ausgehende Schnittstellen, dann an die Anforderungen der Genossenschaft angepasst wurden, war es leider ressourcentechnisch nicht möglich eine umfangreiche Benutzerdokumentation anzulegen. Das war im Nachhinein gesehen suboptimal. Mittlerweile haben wir diesen Prozess optimiert, um unsere Kunden zukünftig noch mehr entlasten zu können.“

Effizienzsteigerung und Prozesssicherheit
Die Genossenschaft Migros Luzern nutzt FIPS im großen Funktionsumfang. Für die Mengenplanung wurde das interne Forecast-SAP an die FIPS immanente Bedarfs- & Wochenplanung angehängt, um die täglichen Abverkaufszahlen zu importieren.
Die Module der Bestellplanung (mit Mailversand und Packlistenimport), der erweiterten Transportplanung und der Lager- und Reifeplanung werden intensiv genutzt. Dank FIPS GO! können Warenannahmen, Lagerbuchungen und gewisse Lager- und Warenausgänge mobil erledigt werden. Auch die Rückverfolgbarkeit der Palette per Scan ist gesichert. „Wir benötigen sehr viel von FIPS – auch was Statistiken betriff. In Bezug auf den Transport sind wir gerade dabei eine Schnittstelle zu bauen. Heute wird alles noch mit Excel ausgetauscht – zukünftig digital.“, so Pfrunder.

Auch wenn Systemumstellungen immer mit einer gewissen Herausforderung für das Unternehmen und Ihre Mitarbeiter einher gehen, hat sich das Wagnis gelohnt, wie Pfrunder betont:
„Am Anfang hat es hier und dort gerumpelt, aber das ist bei Umstellungen normal. Inzwischen sehen unsere Mitarbeiter die Vorteile, die wir alle durch FIPS haben. Zuvor war es zum Beispiel viel schwieriger zu wissen, welche Mengen welches Artikels an welchem Tag reif sind – oder wann welche Grünbananen ankommen. Durch FIPS haben wir eine viel größere Transparenz, die sich durch alle Bereiche zieht. Diesen Vorteil haben unsere Mitarbeiter nun auch gesehen. Alle haben auf alles Zugriff und können sich die Infos zu dem Zeitpunkt holen, wenn sie diese brauchen.“

Der Prozess der Warenannahme hat sich laut Pfrunder durch die mobile Lösung FIPS GO! ebenfalls enorm vereinfacht. „Jeder Artikel ist bereits bei seiner Ankunft eindeutig identifiziert. Früher musste im Zweifelsfall extra ein Reifer zur Warenannahme fahren. So ein Hin und Her passiert durch FIPS GO! nun nicht mehr.“ Der große Vorteil von FIPS wird von der Genossenschaft vor allem in der Transparenz über alle Stellen gesehen. Die einheitliche und zentrale Datenhaltung im Hinblick auf Rückverfolgbarkeit der Lieferkette und gewisse Labelanforderungen, wie Bio-Zertifizierungen, sind wichtige Faktoren.
„Der große Punkt ist nicht Zeit oder Kosten zu sparen, sondern eine Prozesssicherheit zu erlangen. Die Bestellungen sind jetzt viel genauer auf die Abverkaufszahlen abgestimmt – so vermeiden wir, dass sich Grünware anstauen kann. Genau hier sehe ich den großen Vorteil von FIPS: Wichtig ist, dass man weiß, wie viel Ware hier ist. Und das wissen wir dank FIPS definitiv.“

Ein weiterer wichtiger Aspekt für Pfrunder ist das einheitliche System, das FIPS bietet. „Bei unseren Planungen mit Excel hatte jeder seine eigene Arbeitsweise. Der eine erfasste gewisse Dinge, der andere nicht. Die Tatsache, dass nun mehrere Leute mit dem gleichen System gleich arbeiten, ist für die Prozesssicherheit entscheidend. Dieses Ziel haben wir definitiv erreicht!“