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27.10.2016

Sind unsere Daten in 10 Jahren noch lesbar?

(kmu.admin.ch) - Das Thema Umgang mit unternehmensinternen Informationen wird in vielen KMU zweitrangig behandelt. Über effizientes Datenmanagement spricht im Interview Ines Kaps, Geschäftsführerin der Beratungsagentur passion2practice.

Ein Unternehmen produziert täglich grosse Mengen an Informationen und Daten. Diese zu verwerten und zu archivieren gehört zu den wichtigsten Aufgaben, denen sich Unternehmende zu stellen haben. Jedoch wird dieses Thema viel zu oft vernachlässigt oder falsch angegangen, wie Ines Kaps, Geschäftsführerin der Beratungsagentur passion2practice in Winterthur und Expertin für Informations-und Recordsmanagement, im Interview erklärt. Insbesondere die voranschreitende Digitalisierung bringt neue Herausforderungen für KMU mit sich.

Welche Punkte sollten KMU für einen effizienten Umgang mit ihren Daten berücksichtigen?
Ines Kaps: Wichtig ist die Trennung zwischen legalen und unternehmensinternen Informationen. Für erstere gibt es klare Fristen für die Aufbewahrung. Geschäftsbücher, Geschäftsberichte oder Buchungsbelege müssen beispielsweise 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist gilt ebenso für Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen. Daneben sollte sich jedes Unternehmen die Frage stellen, für welche unternehmensinternen Daten eine Archivierung Sinn macht. Welche Informationen bringen einen Mehrwert? Die Löschung welcher Informationen kann dazu beitragen, Kosten zu senken?

Wie sollte ein Unternehmen diesen Prozess konkret umsetzen?

Kaps: Für bestehende Unternehmen ist es ratsam, eine Bestandsaufnahme vorzunehmen. Wo befinden sich die Informationen? Wo gibt es Redundanzen? Des Weiteren ist es wichtig, Kategorien für Prioritäten zu bilden. Patente oder Informationen zu einem technischen Ablauf im Unternehmen sollten anders behandelt werden als der Speiseplan der Kantine. Wenn ein Unternehmen mit ruhigem Gewissen seine obsoleten Informationen löschen kann, dann hat es seine Daten im Griff.

Welche Fehler gilt es speziell zu vermeiden?
Kaps: Das Thema Informations-und Recordsmanagement ist ein sehr spezielles, welches pragmatisch angegangen werden sollte, gerade auch weil nicht jedes KMU einen Spezialisten auf dem Gebiet besitzt. Deshalb vernachlässigen viele Unternehmende das Thema, oder sie gehen es überstürzt an. Hingegen ist es wichtig, einen Ansatz zu wählen, der klar dem Aufwand und dem gewünschten Nutzen Rechnung trägt. Ist dieser definiert, sollte das Management von Anfang an dahinterstehen und klare Regeln für den Umgang mit den Unternehmensinformationen an die Angestellten kommunizieren. Andererseits droht die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen, was insbesondere bei sensiblen Daten geschäftsschädigend und sogar strafbar sein kann.

Welche spezifischen Herausforderungen bringt die Digitalisierung von Informationen mit sich?
Kaps: Die Digitalisierung bringt vor allem eine stetig anwachsende Masse neuer Daten für Unternehmen mit sich. Das betrifft vor allem auch Daten über Kunden und Lieferanten. Es ist deshalb wichtig, sich mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen. Wie können diese Informationen verwendet werden, ohne dass der Schutz persönlicher Rechte missbraucht wird?

Wie sinnvoll ist es, Daten elektronisch zu speichern?
Kaps: Grundsätzlich ist es erlaubt, Archivierungen elektronisch vorzunehmen, auch wenn daran einige Bedingungen geknüpft sind. Ein Beispiel: Da die wichtigsten Informationen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, sollte die rasant voranschreitende technische Entwicklung berücksichtigt werden. Ein Format, das heute gültig ist, ist vielleicht in 10 Jahren nicht mehr lesbar. Darüber hinaus müssen die Informationen unveränderbar archiviert werden. In diesem Zusammenhang hat sich etwa das Speichern im Format "PDF/A" bewährt (ein ISO-zertifizierter Standard zur Archivierung). Verträge müssen teilweise noch mit der Originalunterschrift in Papierform aufbewahrt werden.

Wie kann der Missbrauch digital gespeicherter Informationen verhindert werden?

Kaps: In erster Linie gilt es, die Mitarbeitenden für den Umgang mit digitalen Unternehmensdaten zu sensibilisieren, denn das grösste Risiko besteht darin, dass Informationen verloren gehen oder nach Aussen gelangen. Auf Dienstreisen den USB-Stick mit sensiblen Daten nicht im Hotelzimmer zu vergessen, sollte selbstverständlich sein. Da immer mehr Mitarbeitende von unterwegs arbeiten, ist es ratsam einen Blickschutzfilter für den Laptopbildschirm zu verwenden und sich nicht über ungesicherte Internetverbindungen ins Firmennetzwerk einzuloggen. Mitarbeitenden, die von zu Hause aus arbeiten, sollte ein sicherer Login zur Verfügung gestellt werden.